Sistem Manajemen
Melalui kelas ini, kamu diajak untuk:
- Mengidentifikasi kiat-kiat sistem manajemen yang efektif dan efisien.
Tentang Sistem Manajemen
Secara umum, sistem manajemen yang baik adalah sistem manajemen yang benar-benar digunakan. Tak jarang, sistem manajemen didesain terlalu panjang dan membingungkan sehingga kita tidak benar-benar melakukannya. Meski demikian, sistem manajemen yang digunakan bukan berarti tidak menyisakan ruang untuk diperbaiki.
Ikuti kiat-kiat sistem manajemen di bawah ini, lalu bandingkan dengan sistem manajemen yang tengah bekerja di tempat kerja kita.
Memastikan Peran Setiap Anggota Tim
Pertama, kita perlu memperjelas pembagian peran. Jangan sampai ada pembagian peran yang tidak jelas sehingga satu pekerjaan dilakukan oleh dua atau lebih orang yang tidak ditugaskan. Atau sebaliknya, anggota tim tidak mengerjakan tugas karena beranggapan tugas sedang dikerjakan rekannya.
Order dan Timing
Order dan timing amat berguna untuk menghindari tugas-tugas yang selesai melewati waktu tenggat. Tetapi lebih dari itu, anggota tim dapat mengetahui kapan mereka benar-benar dibutuhkan alih-alih bosan menunggu rekan menyelesaikan tugasnya.
Lihat tips-tips pembagian peran di bawah ini:
- Sampaikan di awal peran-peran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas/project beserta deskripsi perannya.
- Deklarasikan peran setiap anggota tim dan deskripsi pekerjaannya secara detail.
- Pastikan setiap anggota tim dapat melihat pula peran-peran yang diberikan kepada rekan-rekannya.
Untuk menjalankan proses, tim harus mulai mengadaptasi teknologi untuk komunikasi, dokumentasi, dan pengecekan.
Gunakan Peranti Teknologi
Seluruh proses remote harus memudahkan pengerjaan dan pemantauan
Berikut daftar tools yang layak pakai:
- Pembuatan Dokumen: Google Workspace, Adobe Creative Cloud.
- Komunikasi: Slack.
- Manajemen: Trello, Scrum, Monday.
- Penyimpanan: Google Drive, Dropbox.
Visibilitas Proses dari Project yang Dikerjakan
Hal yang tak kalah penting adalah akses bagi anggota tim untuk mengetahui progress pekerjaan. Akses ini juga erat kaitannya dengan order dan timing. Ada dua keuntungan memberikan anggota tim akses tersebut.
Ketuk untuk melihat penjelasan:
Melacak kemajuan
Dengan memberikan akses, anggota tim dapat melacak kemajuan dari setiap penugasan; pekerjaan sudah sampai mana, siapa yang tengah mengerjakan.
Mempersiapkan sumber daya
Anggota tim dapat mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan yang mungkin tidak terduga. Misal ada hal-hal yang harus disiapkan untuk menjawab hambatan yang ditemukan di tengah jalan, baik soal kualitas maupun keterlambatan waktu.
Pro Tips
- Pindahkan kerja dengan peranti berbasis cloud untuk berkomunikasi, menyimpan file, dan mengecek pekerjaan.
- Setiap tim perlu memperjelas masing-masing anggota sedetail mungkin, bahkan saling mengetahui satu sama lain.
Kuis
Bagaimana langkah awal membentuk tata kelola tim remote?