SOP untuk Tim
Melalui kelas ini, kamu diajak untuk:
- Memahami pentingnya SOP dalam tim.
- Mengidentifikasi aspek-aspek yang perlu diatur dalam SOP.
Tentang SOP
Standard Operasional Prosedur (SOP) adalah detail standardisasi setiap proses-proses pekerjaan; bagaimana pekerjaan harus dilakukan. Definisinya memang terdengar membosankan. Tetapi SOP yang efektif dan aplikatif dapat mencegah human error dan output tak sesuai ekspektasi.
Manfaat SOP
Dengan SOP, tim bisa bekerja lebih efisien tanpa harus saling ribut satu sama lain. SOP juga bisa membuat setiap anggota tim bekerja lebih tenang tanpa merasa terteror.
Geser untuk melihat langkah-langkahnya.
Bekerja Secara Sinkron
Kita dapat bekerja secara sinkron dengan rekan tim, dan di konteks tertentu, pada waktu bersamaan sehingga kita tidak perlu saling menunggu.
Micro Management
Manajer kita tidak perlu secara konstan mengawasi hal-hal kecil dari pekerjaan yang kita lakukan.
Hasil yang Sesuai Standar
Ketika pekerjaan dikumpulkan, tidak ada satu hasil yang berbeda dari pekerjaan-pekerjaan serupa.
Standar Output Pekerjaan yang Diekspektasikan
Katakan ada tiga desainer mengerjakan produk desain grafis yang berbeda bagi perusahaan. Kita tidak ingin ada perbedaan yang begitu mencolok pada warna brand yang telah kita tetapkan. Di titik ini, SOP menjadi acuan pekerjaan-pekerjaan individu agar tetap sinkron.
Dalam menyusun SOP, pastikan bahwa kita menjelaskan secara detail hal-hal yang perlu diberikan standar, misal:
- Style dan warna dalam produk desain.
- Gaya bahasa dan prosa penulisan.
- Satuan pengukuran.
- Metode memberikan feedback.
Dengan SOP yang jelas, kita tetap memberikan otonomi bagi individu untuk berkreasi dengan pekerjaannya, sembari memastikan outputnya akan sinkron dengan output tim.
Standar Waktu untuk Berkomunikasi
Bekerja di waktu yang berbeda bisa menjadi persoalan. Jika anggota tim memiliki waktu kerja yang berbeda-beda, misal karena pembagian jadwal atau persoalan zona waktu, pastikan ada persinggungan waktu di mana anggota tim bisa saling berkomunikasi. Susun SOP untuk mengatur ketersediaan setiap individu agar ada waktu spesifik untuk berinteraksi.
Mengidentifikasi Common Errors
SOP memang harus tegas dari awal. Tapi bukan berarti SOP tidak butuh diperbaharui sesuai konteks dan kebutuhan. Tak jarang, banyak error tak terduga yang terjadi. Kita tidak perlu merasa gagal. Ragam error tak terduga ini bisa menjadi input konstruktif bagi SOP agar lebih efektif, efisien, dan tepat sasaran.
Pro Tips
- SOP bertujuan untuk menentukan koridor kewenangan dan tanggung jawab agar pekerjaan lebih efektif.
- SOP waktu harus merinci durasi kerja setiap anggota tim, walaupun tak semua memiliki jam kerja yang sama.
Kuis
Bagaimana memberikan otonomi bagi anggota tim?