Pencatatan Transaksi

Melalui kelas ini, kamu diajak untuk:

• Mengenal karakteristik dari setiap jurnal pencatatan transaksi.
• Mengidentifikasi langkah-langkah mencatat transaksi.

Membuat Daftar Rekening

Dalam mencatat transaksi, hal yang pertama perlu dilakukan adalah membuat daftar berisi nomor-nomor rekening atau akun. Rekening atau akun adalah penomoran yang diberikan pada transaksi berdasarkan kategori-kategori tertentu. Di dalam akuntansi, rekening diklasifikasikan sebagai berikut:

• 1-xxx Aset lancar (satu tahun atau kurang) dan aset tetap (lebih dari satu tahun) - Debit
• 2-xxx Utang lancar (jangka pendek) dan utang tidak lancar (jangka panjang) - Kredit
• 3-xxx Modal atau ekuitas - Kredit
• 4-xxx Pendapatan - Kredit
• 5-xxx Biaya - Debit

Daftar rekening sendiri terdiri dari Nomor Rekening/Akun, Nama Akun, Tanda D/K, dan Saldo Awal (debit maupun kredit).

Lihat contohnya di file Excel yang sudah kita unduh.

Tugas kita adalah memasukkan setiap nomor rekening dan saldo awal berdasarkan keterangan transaksi yang dilakukan. Contoh: 1-001, Kas, D, Rp 50.000.000,00 (debit).

Selain untuk menyajikan informasi perihal saldo awal, daftar rekening juga memiliki penomoran rekening yang menjadi acuan untuk setiap transaksi berdasarkan nomor rekening tersebut. Misal utang dengan nomor rekening 2-001, maka naik turunnya utang setiap harinya (di jurnal umum) akan dicatat dengan nomor rekening tersebut (2-001).

Mari buka kembali file Excel bagian daftar rekening. Dari contoh daftar rekening tersebut, dapat dilihat bahwa neraca awal pembukuan seperti ini.

Mencatat Transaksi Harian di Jurnal Umum

Selanjutnya, kita diajak untuk mengenal jurnal umum. Jurnal umum adalah jurnal yang mencatat segala aktivitas keuangan setiap harinya. Jurnal umum terdiri dari tanggal, aktivitas transaksi, nomor rekening, nama akun, nominal (debit maupun kredit), dan keterangan. Mari buka file Excel bagian Jurnal Umum.

Prinsip dari jurnal umum adalah keseimbangan antara debit (kiri) dan kredit (kanan). Keduanya perlu diisi berdasarkan transaksi yang terjadi. Untuk melakukannya pahami prinsip-prinsip di bawah ini:

• Debit terdiri dari penggunaan dana (aset lancar seperti kas, piutang, peralatan operasional, aset tidak lancar seperti tanah, bangunan, kendaraan, serta biaya-biaya yang dikeluarkan).
• Kredit terdiri dari perolehan dana (utang, pinjaman, dan modal).
• Jika transaksi akun bertambah, maka tempatkan transaksi tersebut sesuai tempatnya. Misal pinjaman bank A masuk, maka kas bertambah (D) dan pinjaman bank A bertambah (K).
• Jika transaksi akun berkurang, maka tempatkan transaksi berkebalikan dengan tempatnya. Misal kita membayar pinjaman dari bank A, maka pinjaman bank A berkurang (D) dan kas berkurang (K).

Lihat contoh lengkapnya di file Excel yang telah kita unduh.

Membuat Saldo Akun

Kita telah membuat daftar rekening yang berisi saldo akun awal dan mencatat transaksi harian dalam jurnal umum. Informasi dari keduanya kemudian akan dimasukkan ke pencatatan saldo akhir yang disebut saldo akun. Sekarang, buka file Excel bagian saldo akun.

Saldo akun terdiri dari tiga data, yakni data dari saldo awal, data dari jurnal umum, dan saldo akhir. Kita telah memiliki data dari saldo awal. Langkah selanjutnya adalah memasukkan data-data dari jurnal umum ke saldo akun bagian Jurnal Umum. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

• Masing-masing akun (berdasarkan nomor rekening) dijumlahkan sesuai dengan tempatnya.
• Contohnya, setiap transaksi Kas (D) yang berada di kolom debit dijumlahkan dengan kolom debit. Lalu transaksi kas di kolom kredit dijumlahkan dengan kolom kredit dan diletakkan di kolom kredit pula.

Setelah saldo akun bagian Jurnal Umum terisi, saatnya mengisi Saldo Akhir. Untuk mengisi Saldo Akhir, kita tinggal menjumlahkan angka-angka di bagian Saldo Awal dengan Jurnal Umum. Tempatkan setiap nomor akun berdasarkan tempatnya (debit atau kredit).

Catatan: di akun Kas di tangan, saldo di kolom debit akan dikurangi oleh saldo di kolom kredit, lalu hasilnya diletakkan sesuai tempatnya (debit/D).

Lihat contohnya di file Excel yang telah diunduh.

Selayang Pandang

• Daftar rekening digunakan untuk mencatat nomor rekening dari setiap transaksi berdasarkan kategori tertentu, yakni aset (1-xxx), utang (2-xxx), modal (3-xxx), pendapatan (4-xxx), dan biaya (5-xxx).
• Jurnal umum adalah jurnal yang mencatat aktivitas transaksi setiap hari selama satu periode. Hasil akhir dapat diketahui ketika satu periode sudah berakhir dengan menyeimbangkan jumlah nominal debit (kiri) dan kredit (kanan).
• Saldo akun digunakan untuk menghitung saldo akhir yang merupakan hasil dari saldo awal (dalam daftar rekening) dijumlahkan dengan data dari jurnal umum.